Dentalni laboratorij potrebuje več kot samo seznam nalogov
Dentalni laboratorij vsak dan upravlja več odprtih nalogov, ordinacij, pacientov, rokov, materialov, faz dela in dokumentov. Če so ti podatki razpršeni med e-pošto, telefonskimi klici, WhatsApp sporočili, Excel tabelami, papirnimi nalogi in ločenimi računovodskimi orodji, hitro nastane nepregleden sistem.
Dentalinx je zasnovan kot enoten digitalni delovni prostor za dentalne laboratorije. Platforma laboratoriju omogoča, da na enem mestu vodi celoten proces: od prejema naloga, organizacije dela in porabe materialov, do obračuna, LOT sledljivosti in priprave MDR dokumentacije.
Cilj ni dodati novega administrativnega sloja, ampak obstoječe delo organizirati v jasen, pregleden in sledljiv digitalni tok.
1. Pregled nad vsemi nalogi po statusih
Osrednji del Dentalinx platforme je pregled nalogov po statusih. Laboratorij lahko svoje delo spremlja v vizualnem Kanban pogledu, kjer so nalogi razporejeni glede na trenutno fazo dela.
Primer statusov v platformi:
- Nov — novo prejeti nalogi, ki še čakajo na obdelavo.
- V izdelavi — nalogi, ki so trenutno v delu.
- V ambulanti — nalogi, ki so bili poslani nazaj v ordinacijo oziroma so v fazi preverjanja.
- Dokončan — zaključeni nalogi, kjer je delo končano.
Takšen pregled laboratoriju omogoča, da hitro vidi, kateri nalogi so odprti, kateri so zaključeni, kateri so obračunani in pri katerih je potrebna dodatna pozornost, na primer reklamacija ali sprememba statusa.
Namesto preverjanja po e-pošti ali ročnega usklajevanja med zaposlenimi ima laboratorij celoten operativni pregled na enem mestu.
2. Vsak nalog kot centralna točka podatkov
V Dentalinxu nalog ni samo osnovni zapis naročila. Je centralna točka, na katero se vežejo vsi ključni podatki o konkretnem delu.
Na ravni posameznega naloga laboratorij vidi:
- pacienta,
- ordinacijo,
- zobozdravnika,
- številko naloga,
- tip naloga,
- status,
- rok oziroma termin dela,
- barvo,
- postavke,
- količine,
- cene,
- popuste,
- opombe,
- odgovorno osebo,
- materiale,
- implantatne komponente,
- LOT številke,
- faze dela,
- dokumentacijo.
Dentalinx omogoča tudi vizualni pregled zob prek odontograma, kjer so označeni zobje, vezani na posamezne postavke. To laboratoriju omogoča bolj jasen pregled nad tem, kaj je treba izdelati, za katere zobe in v kakšnem obsegu.
Nalog tako postane osrednje mesto, kjer se povežejo strokovni, operativni, finančni in MDR podatki.
3. Manj podvajanja podatkov med delom, obračunom in dokumentacijo
Ena od največjih težav klasičnega dela v laboratorijih je podvajanje podatkov. Isti podatki se pogosto najprej pojavijo na nalogu, nato v Excel tabeli, nato v dobavnici, nato v računu in na koncu še v MDR dokumentaciji.
Dentalinx ta proces poenostavi tako, da se podatki zbirajo sproti in se nato uporabijo v več delih sistema.
Podatki, ki nastanejo na nalogu, se lahko uporabijo za:
- organizacijo dela,
- spremljanje statusa,
- povezavo s pacientom in ordinacijo,
- evidenco materialov,
- LOT sledljivost,
- pripravo dobavnice,
- pripravo računa,
- zbirne dokumente,
- izjavo o skladnosti medicinskega pripomočka.
To pomeni manj ročnega prepisovanja, manj možnosti za napake in večjo skladnost med operativnim in administrativnim delom laboratorija.
4. LOT sledljivost materialov in implantatnih komponent
Sledljivost materialov je eden ključnih delov MDR skladnosti. Dentalni laboratorij mora za posamezen izdelek vedeti, kateri materiali so bili uporabljeni, katera LOT številka je bila porabljena, pri katerem pacientu, za katero ordinacijo in v kakšni količini.
Dentalinx omogoča vodenje materialov in implantatnih komponent neposredno znotraj delovnega toka.
Pri materialih in LOT podatkih lahko laboratorij vodi:
- ime materiala,
- LOT številko,
- REF oznako,
- trenutno količino,
- celotno količino,
- vrednost zaloge,
- številko dobavnice,
- rok trajanja,
- datum odprtja,
- porabo po nalogu,
- pacienta,
- ordinacijo,
- datum porabe,
- porabljeno količino,
- kalo oziroma izgubo materiala.
Takšen sistem omogoča, da laboratorij za vsak medicinski pripomoček natančno ve, kateri material je bil uporabljen. To je pomembno tako za MDR dokumentacijo kot tudi za boljši nadzor nad zalogo, stroški in naročanjem materialov.
5. Finance, računi, dobavnice in zbirni dokumenti
Dentalinx ne pokriva samo strokovnega in proizvodnega dela laboratorija, ampak tudi finančni del poslovanja.
V finančni nadzorni plošči laboratorij spremlja:
- aktivne dokumente,
- izdane račune,
- predračune,
- prejete račune,
- roke plačil,
- partnerje,
- statuse dokumentov,
- zneske za plačilo,
- zapadle terjatve,
- skupni pregled izdanih dokumentov.
To je posebej pomembno za laboratorije, ki redno sodelujejo z več ordinacijami. Namesto ločenega vodenja nalogov in ločenega obračuna se izvedeno delo poveže s finančnimi dokumenti.
Dentalinx tako omogoča bolj pregleden billing proces, vključno z dobavnicami, računi in zbirnimi dokumenti za partnerje.
6. Avtomatska priprava izjave o skladnosti
Eden najpomembnejših delov Dentalinx platforme je podpora pri pripravi MDR dokumentacije.
Na podlagi podatkov, ki so že zbrani v nalogu, lahko sistem pripravi izjavo o skladnosti medicinskega pripomočka.
Izjava vključuje ključne podatke, kot so:
- ID medicinskega pripomočka,
- naročnik oziroma ordinacija,
- številka delovnega naloga,
- EMDN koda,
- pacient oziroma uporabnik pripomočka,
- izdelovalec medicinskega pripomočka,
- garancijska doba,
- opombe,
- status medicinskega pripomočka,
- uporabljeni materiali,
- CE oznake,
- LOT številke,
- datum,
- podpis oziroma podatki laboratorija.
Največja vrednost takšnega pristopa je v tem, da se MDR dokumentacija ne pripravlja ročno šele na koncu. Nastane iz podatkov, ki jih laboratorij že uporablja med delom.
S tem Dentalinx zmanjša možnost manjkajočih podatkov, napačnega prepisovanja in naknadnega iskanja informacij.
7. Uporabniška izkušnja: od naloga do zaključene dokumentacije
Dentalinx uporabniška izkušnja temelji na preprostem principu: vsak podatek naj nastane tam, kjer je naravno del procesa, nato pa naj se uporabi povsod, kjer ga laboratorij potrebuje.
Primer toka v praksi:
- Laboratorij prejme ali ustvari nalog.
- Nalog se poveže s pacientom, ordinacijo in zobozdravnikom.
- Določijo se postavke, zobje, količine, cene in rok izvedbe.
- Nalog se premika po statusih glede na fazo dela.
- Med izdelavo se dodajo materiali, implantatne komponente in LOT številke.
- Poraba materialov se zabeleži pri konkretnem nalogu.
- Podatki se uporabijo za obračun, dobavnico ali račun.
- Sistem pripravi izjavo o skladnosti medicinskega pripomočka.
- Nalog se zaključi in arhivira z vsemi povezanimi podatki.
Tako Dentalinx poveže operativo, finance in MDR skladnost v enoten proces.
8. Zakaj je to pomembno za dentalni laboratorij?
Za dentalni laboratorij je največja vrednost Dentalinxa v tem, da zmanjša razdrobljenost dela.
Namesto več ločenih sistemov laboratorij uporablja eno platformo, kjer so povezani:
- nalogi,
- statusi,
- pacienti,
- ordinacije,
- zobozdravniki,
- materiali,
- LOT številke,
- faze dela,
- opombe,
- finance,
- dobavnice,
- računi,
- zbirni dokumenti,
- MDR dokumentacija.
To pomeni večjo preglednost, manj ročnega dela, manj administrativnih napak in boljši nadzor nad celotnim laboratorijskim procesom.
Zaključek: Dentalinx kot operativni sistem dentalnega laboratorija
Dentalinx je več kot samo program za vodenje nalogov. Je digitalni operativni sistem za dentalni laboratorij, ki povezuje vsakodnevno delo, materialno sledljivost, finančne dokumente in MDR skladnost.
Namesto da laboratorij ločeno vodi naloge, materiale, LOT številke, račune in izjave o skladnosti, Dentalinx vse te podatke poveže v en pregleden digitalni tok.
Za laboratorij to pomeni manj administracije, več nadzora in bolj zanesljivo MDR sledljivost — od prvega naloga do končne dokumentacije.
